ERP E-Commerce Lazada Indonesia

ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, Enterprise Resource Planning System, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. Berikut pada postingan saya kali ini saya akan memberikan contoh ERP pada pembelian barang pada perusahaan e-commerce Lazada.

Informasi Laman Lazada :

    Identitas Situs Web

·        Situs web                : https://www.lazada.co.id

·        Pemilik                   :  Situs web ini tidak menyediakan informasi identitas

·        Sertifikat                 :

Lazada membuka website sudah langsung menggunakan https. Hal ini menunjukkan kualitas yang bagus dari https://lazada.co.id, karena komunikasi antara browser dengan web server akan terjalin dengan aman, karena ketika kita mengakses website https://lazada.co.id yang menggunakan protokol HTTPS, halaman yang dikirimkan pada kita telah dienkripsi terlebih dahulu oleh protokol ini. Dan semua informasi yang dikirimkan ke server (registrasi, identitas, nomor pin, transfer pembayaran) akan dienkripsi juga sehingga tidak ada yang bisa mencuri dengar (eavesdropping) data-data ketika proses transaksi sedang berlangsung. Maka transaksi data menjadi lebih aman.

1.     Model Bisnis Lazada

 Pada dasarnya bisnis e-commerce itu memiliki beragam model. Lazada sendiri memiliki model bisnis B2C atau kepanjangan dari Business to Consumer. Itu artinya model bisnis Lazada sebenarnya sama saja toko-toko yang terdapat dipinggir jalan atau di pusat perbelanjaan. Lazada menjual langsung produk yang dimilinya ke konsumen.

Akan tetapi ada perbedaan antara Lazada dan toko retail offline. Perbedaan terletak pada arus uang yang masuk ke Lazada atau toko online lainnya tidak semata berasal dari margin produk yang dijual. Lazada juga akan mendapatkan tambahan revenue stream yang berasal dari dari iklan yang berada di halaman website Lazada. Iklan ini bermacam-macam bentuknya ada yang berupa Google Adsense dan juga iklan hasil dari kerjasama dengan para partner terkait.

Jenis bisnis ecommerce lainnya adalah C2C (marketplace). Setelah berjalan beberapa tahun, Lazada kahirnya melakukan pivot dan memutuskan untuk mengambil juga bisnis model ini. Di Indonesia bisnis model seperti ini sudah sangat banyak. Ada beberapa toko online yang sudah memposisikan diri mereka sebagai marketplace dari awal peluncuran.

2.      Cara Order Lazada

• Buka laman https://www.lazada.co.id . Cari kategori barang yang Anda Inginkan lalu pilih barang yang Anda inginkan serta periksa informasi produk kemudian klik "Beli Sekarang"

• Lihat pada bagian sebelah kanan produk, disana terdapat kolom yang menaerangkan barang dijual dan dikirm oleh siapa. Jika nama yang teretera adalah Lazada itu artinya produk tersebut adalah produk retail. Semantara itu jika nama yang tertera bukan lazada. Itu artinya produk tersebut adalah produk marketplace. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gabar dibawah ini

Informasi diatas adalah bagaimana caranya membedakan antara barang retail dan marketplace di Lazada. Sebenarnya, baik produk ratail maupun marketplace di lazada sama-sama memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing.

• Periksa ketersediaan produk dan estimasi waktu pengiriman. Selanjutnya konfirmasi troli belanja Anda. Troli tersebut berisi barang yang telah Anda pilih untuk dibeli, apabila Anda telah selesai berbelanja.

• Selanjutnya bila belanja selesai, Anda akan diarahkan untuk login dengan konfirmasi alamat email Anda kemudian isi apakah Anda pelanggan baru atau pelanggan tetap (sudah pernah berbelanja di Lazada). Setelah mengisi email kemudian klik lanjutkan

• Lalu selanjutnya ke tahap pengiriman, Anda diminta mengisi data diri Anda secara lengkap untuk mempermudah proses pengiriman barang, jika sudah klik lanjutkan.

• Masuk ke tahap pembayaran, tersedia berbagai macam jenis cara pembayaran pilih sesuai dengan yang Anda inginkan seperti yang telah tertera pada gambar. Setelah itu klik "konfirmasi" untuk melanjutkan proses pembelian. Selanjutnya kita akan diberi kode pesanan untuk mengecek pesanan bila nanti telah diterima. Kode pesanan juga akan dikirim via SMS dan email.

• Anda bisa mengecek status pesanan anda dengan meng-klik "Status Order" pada home Lazada, lalu isi nomor pesanan dan alamat email Anda.

3.     Customer Care Lazada

• Jika Anda mengalami kesulitan atau memerlukan bantuan Anda bisa meng-klik "Customer Care" di home Lazada.

Kelebihan barang retail di Lazada adalah pada ketepatan pengiriman barang. Barang yang dipesan oleh pembeli akan saat itu juga dikirimkan ke pembeli karena operasi warehouse Lazada adalah 24 jam. Namun disisi lain, jika Lazada hanya mengandalkan bisnis model online retail saja dapat dipastikan produk-produk yang dijual oleh Lazada tidak akan sebanyak dan beragam seperti saat ini.

Sementara itu kelebihan dari bisnis model marketplace yang diadopsi oleh Lazada adalah pilihan produk yang sangat beragam. Tercatat hingga saat ini ada lebih dari 1.8 juta SKU di website Lazada. Hal ini sangat memudahkan pembeli karena barag yang mereka inginkan akan dengan mudah ditemukan di platform tersebut. Namun marketplace juga memiliki kelemahan, model bisnis seperti ini proses pengiriman barangnya akan lebih lama dibandingkan dengan bisnis model retail. Lazada sendiri menginfokan bahwa porduk marketplace akan memakan waktu 2-5 hari kerja untuk sampai ke tangan pembeli.

Namun kelebihan dan kekurangan yang dimiliki masing-masing bisnis model akan terbayar lunas dengan pelayanan yang diberikan oleh Lazada. Lazada Indonesia senantiasa berusaha untuk mengadirkan kepuasan bagi para pelanggannya yakni dengan memberikan produk yang berkualitas dengan harga yang miring.

Sumber:

https://lazada.co.id

https://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan_sumber_daya_perusahaan

http://apvalentine.students.uii.ac.id/mengenal-lebih-dekat-model-bisnis-lazada-indonesia/

Financial Statement dan Financial Reporting

Financial Statement atau Laporan Keuangan menurut PSAK adalah catatan informasi keuangan suatu perusahaan pada suatu periode akuntansi yang dapat digunakan untuk menggambarkan kinerja perusahaan tersebut. Laporan keuangan yang lengkap biasanya meliputi:

• Laporan Posisi Keuangan
• Laporan Laba Rugi Komprehensif
• Laporan Perubahan Ekuitas
• Laporan Arus Kas

Sedangkan Financial Reporting atau Pelaporan Keuangan meliputi segala aspek yang berkaitan dengan penyediaan dan penyampaian informasi keuangan. Aspek tersebut antara lain adalah lembaga yang terlibat, peraturan yang berlaku dan lain-lain.

Berikut saya akan memberikan contoh Financial Statement dan Financial Reporting suatu perusahaan

PT. Gudang Garam Tbk. dan Entitas Anak
Annual Report

Financial Statement:

1.      Laporan Posisi Keuangan Konsolidasian.

2.      Laporan Laba Rugi Komprehensif Konsolidasian.

3.      Laporan Perubahan Ekuitas Konsolidasian.

4.      Laporan Arus Kas Konsolidasian.

 

1. Laporan Posisi Keuangan

2.     Laporan Laba Rugi Komprehensif

3.     Laporan Perubahan Ekuitas

4.     Laporan Arus Kas

Financial Reporting

Catatan atas Laporan Keuangan Konsolidasian (Laporan Keuangan PT. Gudang Garam Tbk. tahun 2014 dan tahun 2013 yang telah diaudit)

Untuk Informasi Annual Report PT. Gudang Garam Tbk. tahun 2014 selengkapnya dapat anda klik disini.

Sumber:

https://id.m.wikipedia.org/wiki/laporan_keuangan

http://www.gudanggaramtbk.com/investor/laporan_keuangan

Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi

1.    General Controls (Pengendalian Umum)

Pengendalian umum berlaku untuk semua sistem, mengatasi pemerintahan dan infrastruktur, keamanan sistem operasi dan database, aplikasi dan akusisi serta pengembangan program IT. Pengendalian umum pada perusahaan dilakukan terhadap aspek fisikal maupun logikal. Aspek fisikal dilakukan terhadap aset-aset fisik perusahaan, sedangkan aspek logikal terhadap sistem infoemasi di level manajemen.pengendalian umum digolongkan sebagai berikut:

a.     Pengendalian Organisasi dan Otorisasi

Pengendalian organisasi secara umum terdapat pemisah tugas dan jabatan antara pengguna sistem (operasi) dan adminisrator sistem (operasi). Dan juga pengguna hanya mengakses sistem apabila memang telah diotorisasi administrator.

b.    Pengendalian Operasi

Operasi sistem informasi dalam perusahaan perlu pengendalian untuk memastikan sistem informasi tersebut dapat beroperasi dengan baik selayaknya yang diharapkan.

c.      Pengendalian Perubahan

Perubahan-perubahan yang dilakukan terhadap sistem informasi harus dikendalikan, termasuk pengendalian versi dari sistem informasi tersebut.

d.    Pengendalian Akses Fisikal dan logikal

Pengendalian akses fisikal berkaitan dengan akses secara fisik terhadap fasilitas-fasilitas sistem informasi suatu perusahaan, sedangkan akses logikal berkaitan dengan pengelolaan akses terhadap sistem operasi sistem tersebut.

2.    Application Controls (Pengendalian Aplikasi)

Pengendalian Aplikasi berlaku untuk aplikasi dan program tertentu, dan memastikan validitas data, kelengkapan, akurasi, dan memastikan integritas sistem tertentu. Pengendalian aplikasi berkenaan dengan eksposur-eksposur aplikasi tertentu.

Pengendalian aplikasi yang dapat berupa tindakan atau prosedur manual yang diprogram dalam sebuah aplikasi dikelompokkan dalam 3 ketegori besar yaitu:

a.     Pengendalian Input

Pengendalian input memastikan data-data yang dimasukan ke dalam sistem telah tervalidasi, akurat dan terverifikasi.

Kelas pengendalian input:          

Untuk tujuan diskusi, pengendalian input dibagi ke dalam kelas-kelas umum berikut ini:

·        Pengendalian dokumen sumber

·        Pengendalian pengkodean data

·        Pengendalian batch

·        Pengendalian validasi

·        Koreksi kesalahan input

·        Sistem input data yang bersifat umum

b.    Pengendalian Pemrosesan

Pengendalian pemrosesan biasanya dibagi menjadi dua tahapan yaitu:

·        Tahapan transaksi, dimana proses terjadi pada berkas-berkas transaksi baik yang sementara maupun permanen.

·        Tahapan database, proses yang dilakukan pada berkas-berkas master.

c.      Pengendalian Output

Penegndalian output memastikan bahwa output sistem tidak hilang, tidak salah arah atau dikorupsi dan hak pribadi tidak dilanggar. Pada pengendalian ini dilakukan beberapa pengecekan baik secara otomatis maupun manual (kasat mata) jika output yang dihasilkan juga kasat mata.

Sumber:

James A. Hall. Accounting Information Systems-Cengage Learning. 2010. PP-03-new

James A. Hall. Accounting Information Systems-Cengage Learning. 2010. PP-15-new

James A. Hall. Accounting Information Systems-Cengage Learning. 2010. PP-16-new

COSO FRAMEWORK

COSO (Committee of Sponsoring of the Treadway Commission) adalah suatu inisiatif dari sektor swasta yang dibentuk pada tahun 1985. Tujuan utamanya adalah untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang menyebabkan penggelapan laporan keuangan dan membuat rekomendasi untuk mengurangi kejadian tersebut. COSO telah menyusun suatu definisi umum untuk pengendalian, standar, dan kriteria internal yang dapat digunakan perusahaan untuk menilai sistem pengendalian mereka.

A.  Business Objective

Tujuan dari Internal Control terdiri dari:

1.     Operations Objectives.

Tujuan operasional terkait dengan pencapaian visi, misi, dan tujuan didirikannya entitas. Tujuan ini terkait dengan peningkatan financial performance, produktivitas, kualitas, environmental practices, return of assets dan likuiditas.

2.     Reporting Objectives.

Tujuan pelaporan berkaitan dengan penyusutan laporan untuk digunakan oleh organisasi dan stakeholders dalam hubungannya dengan pelaporan finansial/non-finansial serta pelaporan internal/eksternal.

3.     Compliance Objectives.

Aturan dan hukum merupakan standar minimal dari perilaku organisasi. Organisasi diharapkan akan menggabungkan standar tersebut ke dalam tujuan dari entitas, bahkan organisasi dapat menetapkan standar yang lebih tinggi dibanding yang ditetapkan oleh hukum dan peraturan.

B.  Internal Control

Selain tujuan, Intenal Control memiliki 5 komponen. Komponen dalam Internal Control adalah sebagai berikut:

a.     Control Environment.

Lingkungan pengendalian adalah rangkaian standar, proses dan struktur yang menjadi dasar dalam pelaksanaan Internal Control di seluruh organisasi.

b.    Risk Assessment.

Penilaian risiko melibatkan proses yang dinamis dan berulang untuk mengidentifikasi dan menganalisis risiko untuk mencapai tujuan, serta membentuk dasar mengenai bagaimana risiko harus dikelola.

c.      Control Activities.

Aktivitas pengendalian merupakan tindakan yang ditetapkan dengan prosedur dan kebijakan untuk meyakinkan bahwa manajemen telah mengarah untuk mengatasi risiko dalam rangka pencapaian tujuan.

d.    Information and Communication.

Informasi diperlukan dalam rangka pelaksanaan tanggung jawab Internal Control dalam rangka pencapaian tujuan. Sedangkan komunikasi terjadi baik secara internal maupun eksternal dengan menyediakan informasi yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan Internal Control sehari-hari.

e.      Monitoring Activity.

Evaluasi berkelanjutan, terpisah, atau kombinasi keduanya untuk memastikan seluruh komponen Internal Control ada dan berfungsi.

C.  Organizational Structure

Dimensi ketiga dari matriks COSO menggambarkan struktur organisasi dari perusahaan itu sendiri meliputi:

a)     Entity-Level, merupakan level entitas di dalamorganisasi.

b)    Division, merupakan divisi di dalam organisasi.

c)     Business Unit, merupakan unit bisnis di dalam organisasi.

d)    Subsidiary, merupakan subsider di dalam organisasi.

Sumber:

James A. Hall. Accounting Information Systems-Cengage Learning. 2010. PP-03-new

https://id.wikipedia.org/wiki/COSO

http://tatakelola.co/sektor-privat/mengenal-internal-control-integrated-framework-coso/

FRAUD TREE

Fraud merupakan istilah yang akrab di media keuangan, namun arti pasti fraud sendiri tidak jelas. Jika diartikan fraud adalah kecurangan atau ketidakbenaran. International Standards of Auditing seksi 240 – The Auditor’s of Financial Statements paragraph 6 mendefinisikan Fraud sebagai “tindakan yang disengaja oleh anggota manajemen perusahaan, pihak yang berperan dalam governance perusahaan, karyawan atau pihak ketiga yang melakukan pembohongan atau penipuan untuk memperoleh keuntungan yang ilegal.”

          Jenis-jenis fraud dijelaskan oleh ACFE (Associated of Certified Fraud Examiner) dalam Fraud Tree berikut.

Berdasarkan Fraud Tree diatas, Fraud terbagi dalam 3 kemompok besar yaitu Corruption (Korupsi), Asset Misappropriation Penyimpangan atas aset) dan Fraudlent Statement (Pernyataan palsu). Dari 3 kelompok besar tersebut kemudian diklasifikasikan lagi.

1.    Corruption (Korupsi)

Korupsi dilakukan oleh orang-orang yang memiliki kedudukan di instansi/perusahaannya, atau bisa dikatakan penyalahgunaan wewenang. Studi CEF menunjukkan empat jenis utama korupsi: conflicts of interest (konflik kepentingan), bribery (penyuapan), illegal gratuities (persenan ilegal) dan economic extortion (pemerasan ekonomi).

·        Conflicts of Interest (Konflik Kepentingan). Konflik kepentingan muncul ketika seorang pegawai bertindak atas nama kepentingan pihak ketiga selama melakukan pekerjaan atau atas nama kepentingan diri sendiri. Ketika hal ini tidak diketahui oleh perusahaan dan mengakibatkan kerugian berarti telah terjadi fraud.

·        Bribery (Penyuapan). Penyuapan melibatkan pemberian, penawaran, permohonan atau penerimaan sesuatu yang berharga untuk mempengaruhi seorang petugas dalam pekerjaan menurut hukum. Fraud penyuapan menipu entitas akan hak jujur dan jasa kesetiaan dari mereka yang dipekerjakan.

·        Illegal Gratuities (Persenan Ilegal). Melibatkan pemberian, penerimaan, penawaran atau permohonan sesuatu yang berharga karena tindakan resmi yang dilakukan. Transaksinya terjadi setelah fakta tersebut dilakukan.

·        Economic Extortion (Pemerasan Ekonomi). Penggunaan (ancaman) kekuatan (termasuk sanksi ekonomi) oleh individual atau organisasi untuk mendapatkan sesuatu yang berharga. Item yang berharga tersebut dapat berupa aktiva keuangan, informasi, dan lain-lain.

2.    Asset Misappropriation (Penyalahgunaan Aset)

Aset dapat disalahgunakan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk kepentingan sang pelaku. Transaksi-transaksi yang melibatkan kas, akun pengecekan, persediaan, perlengkapan, peralatan dan informasi adalah aset-aset yang paling rentan disalahgunakan. 85% fraud yang diliputi studi CEF jatuh pada kategori ini.

·        Cash

1)    Skimming. Dalam skimming kas dicuri sebelum kas tersebut secara fisik masuk keperusahaan. Cara ini terlihat dalam fraud yang sangat dikenal oleh auditor, yaitu lapping

a.     Sales, dengan ciri-ciri penjualan tetap atau menurun dengan harga pokok penjualan yang meningkat unrecorded, understated.

b.     Receivables, dengan ciri-ciri meningkatnya piutang usaha dibandingkan dengan kas, write-off schemes, lapping schemes

c.      Refunds and Other.

2)    Larceny. Berbeda dengan skimming makan larceny adalah menjarah kas ketika sudah masuk dalam perusahaan.

a.     Of Cash on Hand, yang ditandai dengan tidak adanya penjelasan terhadap selisih kas yang terjadi.

b.     From the Deposit, yang ditandai dengan slip deposit yang diubah atau disalahgunakan.

3)    Fraudulent Disbursements, pelaku melakukan trik agar perusahaan melakukan pengeluaran secara tidak benar. Contoh yang umum adalah pelaku memasukkan faktur palsu atau kartu absen yang tidak benar. Jenis-jenis Fraudulent Disbursements adalah:

a.     Billing schemes

b.     Payroll schemes

c.      Expense reimbursment schemes

d.     Check tampering

e.      Register disbursements schemes

·        Inventory and all Other Assets

1)    Misuse (Penyalahgunaan Aset)

2)    Larceny (Pencurian Aset)

a.     Asset Req. and Transfers

b.     False Sales and Shipping

c.      Purchasing and Receiving

d.     Unconcealed Larceny

3.    Fraudulent Statements (Pernyataan Palsu)

Fraudulent Statements berkaitan dengan fraud manajemen. Sementara semua fraud melibatkan bentuk penyimpangan laporan keuangan, untuk memenuhi definisi di bawah kelas skema fraud, laporan itu sendiri harus memberi keuntungan bagi pelakunya baik secara langsung maupun tidak langsung. Fraudulent Statements mempertanggungjawabkan sekitar 5% dari kasus fraud yang diliput oleh studi fraud yang dilakukan oleh CFE.

·        Financial

a.     Asset/revenue overstatements

b.     Asset/revenue understatements

·        Non-financial

a.     Employment Credentials

b.     Internal Documents

c.      External Documents

Sumber:

James A. Hall. Accounting Information Systems-Cengage Learning. 2010. PP-03-new

www.acfe.com/fraud-tree.aspx

http://audit3000.com/2015/02/peranan-auditor-internal-dalam-investigasi-kecurangan/

www.apb-group.com/fraud-tree

Sistem Buku Besar Umum, Sistem Pelaporan Keuangan dan Sistem Pelaporan Manajemen

Pada posting-an saya kali ini kita akan membahas tentang tujuan, bentuk-bentuk operasional dan isu-isu kontrol dari tiga sistem yang saling berkaitan, yaitu sistem buku besar umum (general ledger system-GLS), sistem pelaporan keuangan (financial reporting system-FRS) dan sistem pelaporan manajemen (management reporting system-MRS). Karena interdependensi operasional dari GLS dan FRS pada umumnya lebih praktis memandang mereka sebagai suatu sistem yang terintegrasi (GL/FRS), akan tetapi pertama-tama kita akan membahas GLS dan FRS sebagai sebagai sistem yang terpisah dan kemudian sebagai sistem yang terintegrasi

MRS memberikan informasi yang diperlukan manajemen untuk merencanakan dan mengontrol aktivitas bisnis. MRS dapat dibedakan dari FRS dalam dua hal. Pertama, buku besar umum merupakan sumber data primer untuk FRS. Di sisi lain, MRS mengambil data keuangan dan non-keuangan dari kegiatan operasional juga dari data buku besar umum tradisional. Perbedaan kedua adalah bahwa pelaporan keuangan yang dilakukan oleh FRS sifatnya wajib (mandatory) sedangkan aplikasi MRS sifatnya bebas (discretionary).

Sebelum mempelajari bentuk-bentuk dan fungsi-fungsi dari aplikasi GLS, FRS dan MRS mari kita ulas terlebih dahulu tentang skema pengkodean yang esensial bagi aktivitas operasi.

1.     Skema Pengkodean Data

Pengkodean penting untuk bagian GLS dari sistem GLS/FRS, yang merupakan titik dimana semua subsistem SIA berkumpul bersama. Dengan kata lain bahwa semua subsistem berkaitan melalui arus informasi ke GLS.

Untuk melakukan suatu bisnis, suatu organisasi harus dengan efektif mengorganisasikan arus-arus ini. Pengkodean data merupakan suatu metode yang mengatasi masalah itu, dan GLS adalah tempat yang logis untuk memperkenalkan pengkodean dan menspesifikasi aplikabilitasnya untuk seluruh SIA.

·        Sebuah sistem tanpa kode

Pendekatan tanpa kode memerlukan ruang pencatatan yang luas. Efek negatif dari pendekatan ini dapat dilihat dalam banyak bagian organisasi:

1)    Staf Penjualan. Untuk mengidentifikasi item-item yang dijual dengan benar memrlukan penjelasan rincian yang banyak ke dokumen sumber.

2)    Personel Gudang. Menempatkan dan mengambil barang-barang untuk pengiriman terhambat, sering kali terjadi kesalahan pengiriman.

3)    Personel Akuntansi. Memposkan ke buku besar akan memerlukan pencarian melalui file-file buku besar pembantu dengan keterangan yang panjang sebagai kuncinya,

·        Sebuah sistem dengan kode

Melihat pentingnya pengkodean data. Sebagian pengguna kode umumnya adalah:

1)    Dengan tepat mewakili sejumlah informasi yang kompleks yang jika tidak dikodekan akan berantakan.

2)    Menyediakan sarana akuntabilitas untuk kelengkapan transaksi yang di proses.

3)    Mengidentifikasi transaksi dan akun yang unik dalam satu file.

4)    Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.

·        Skema Pengkodean Numerik dan Alfabetis

1)    Kode Sekuensial

Kode sekuensial mewakili item-item dalam tatanan yang berurutan (menurun atau menarik). Pada saat dicetak, setiap dokumen diberi nomor kode sekunsial yang unik. Nomor ini menjadi nomor transaksi yang memungkinkan transaksi melacak setiap transaksi yang diproses dan mengidentifkasi setiap dokumen yang hilang atau berada diluar urutan.

o   Keunggulan: pengkodean sekuensial mendukung rekonsiliasi transaksi batch, seperti pesanan penjualan pada akhir pemrosesan. Tanpa dokumen yang diberi nomor berurutan, masalah pensortiran akan sulit di deteksi dan dipecahkan.

o   Kelemahan: pengkodean sekuensial tidak membawa kandungan informasi di luar tatanan urutan dokumen.

2)    Kode Blok

Kode blok numerik merupakan variansi dari pengkodean sekuensial yang mengatasi sebagian dari kelemahannya. Pendekatan ini dapat mewakili seluruh item-item kelas dengan membatasi setiap kelas ke kisaran spesifik dalam skema pengkodean. Aplikasi yang umum dari pengkodean blok adalah pembuatan chart of account (daftar akun).

o   Keunggulan: pengkodean blok memungkinkan penyisipan kode baru dalam satu blok tanpa harus mengorganisasikan kembali seluruh struktur kode.

o   Kelemahan: kandungan informasi dari kode blok tidak langsung kelihatan.

3)    Kode Grup

Kode grup numerik digunakan untuk mewakili item-item atau peristiwa yang kompleks yang melibatkan dua atau lebih data yang saling berkaitan.

o   Keunggulan: kode grup memfasilitasi perwakilan sejumlah besar data yang berbeda, memungkinkan struktur data disajikan salam bentuk hierarkis yang bersifat logis dan lebih mudah diingat oleh manusia, dan memungkinkan analisis dan pelaporan yang rinci baik dalam kelas item maupun pada item-item dari kelas yang berbeda.

o   Kelemahan: kode grup cenderung digunakan berlebihan, terdapat kemungkinan bahwa data-data yang tidak saling berkaitan akan dihubungkan semata-mata karena memang dapat dilakukan.

4)    Kode Alfabetis

Kode alfabetis dapat digunakan untuk banyak tujuan yang sama seperti kode numerik. Karakter alfabet dapat ditempatkkan secara berurutan (dalam urutan alfabetis).

o   Keunggulan: kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode alfabetis murni atau karakter alfabetis yang digabungkan dengan kode numerik

o   Kelemahan: kode alfabetis sulit merasioalisasi makna kode-kode yang telah ditetapkan dalam sekuensialdan mensortir record yang dikodekan secara alfabetis cenderung lebih sulit bagi pemakai.

5)    Kode Mnemonik

Kode mnemonik adalah karakter alfabetis dalam bentuk akronim dan kombinasi lainnya yang bermakna.

o   Keunggulan: skema kode mnemonik membuat pemakai tidak perlu mengingat, artinya kode itu sendiri membawa informasi tingkat tinggi tentang item yang mewakilinya.

o   Kelemahan:  kemampuan kode mnemonik terbatas dalam mewakili item-item dalam suatu kelas.

2.     Sistem Buku Besar Umum

Sistem Buku Besar Umum (GLS) sebagai suatu pusat yang terhubung ke sistem-sistem lainnya dalam perusahaan melalui arus informasi. Siklus transaksi memproses peristiwa individual yang dicatat dalam jurnal khusus dan akun buku besar pembantu. Rangkuman transaksi-transaksi ini mengalir ke dalam GLS akan menjadi sumber input untuk MRS dan FRS.

·        Voucher Journal

Sebuah voucher journal yang dapat digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau satu transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar umumyang dipengaruhi. Karena voucher journal harus disetujui oleh manajer yang bertanggung jawab, mereka menyediakan kontrol yang efektif terhadap jurnal buku besar umum yang tidak diotorisasi.

·        Database GLS

a.     File Induk Buku Besar Umum. Merupakan file utama dalam database GLS. Basis dari file ini adalah kode daftar akun perusahaan.

b.     File Sejarah Buku Besar Umum. Tujuan utama file ini adalah untuk mewakili laporan keuamgan komparatif dengan basis historis.

c.      File Voucher Jurnal Historis. Berisi voucher jurnal untuk periode masa lalu.

d.     File Pusat Pertanggungjawaban. Berisi data pendapatan, pengeluaran dan utilisasi sumber daya lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban dalam organisasi

e.      File Anggaran Induk. Berisi jumlah anggaran untuk pendapatan, pengeluaran dan sumber daya lainnya untuk pusat-pusat pertanggungjawaban.

·        Produk GLS

Merupakan rangkuman transaksi dari akun-akun buku besar pembantu dan jurnal-jurnal khusus yang berlokasi di siklus transaksi.

3.     Sistem Pelaporan Keuangan

Tanggung jawab untuk memberikan informasi kepada pihak eksternal ditetapkan oleh standar hukum dan profesional. Penerima utama dari informasi laporan keuangan adalah para pemakai eksternal, seperti para pemegang saham, kreditur dan agen-agen pemerintah. Dengan hakikat kebutruhan ini, informasi pelaporan keuangan harus disiapkan dan disajikan oleh semua organisasi dengan cara-cara yang diterima umum dan dipahami oleh pihak eksternal.

·        Pemakai Canggih dengan Kebutuhan Informasi Homogen

Karena komunitas pemakai eksternal sangat besar dan kebutuhan informasi individualnya bervariasi, laporan keuangan diarahkan ke audiens umum. Mereka disiapkan dengan proporsi bahwa audiens tersebut terdiri atas pemakai canggih dengan kebutuhan informasi yang relatif homogen.

·        Aktivitas FRS

Sumber-sumber input FRS terdiri dari file induk buku besar umum saat ini, file historis, buku besar umum, dan input langsung (jurnal penyesuaian dan jurnal penutup) dari kelompok pelaporan keuangan. Output yang paling umum dari FRS adalah laporan keuangan termasuk neraa, laporan laba rugi, dan laporan arus kas.

·        Proses Akuntansi Keuangan

Proses akuntansi keuangan dimulai dari status bersih diawal tahun fiskal yang baru, hanya akun-akun (permanen) neraca yang merupakan kelanjutan dari tahun sebelumnya. Prosesnya dilanjutkan dengan langkah-langkah berikut:

a.     Mencatat transaksi.

b.     Mencatat di jurnal khusus.

c.      Memposkan ke buku besar pembantu,

d.     Memposkan ke buku besar umum.

e.      Menyiapkan neraca percobaan sebelum penyesuaian.

f.       Melakukan jurnal penyesuaian.

g.     Menjurnal dan memposakan ayat jurnal penyesuaian.

h.     Menyiapkan neraca percobaan yang telah disesuaikan.

i.       Menyiapkan laporan keuangan.

j.       Menjurnal dan memposkan ayat jurnal penutup.

k.     Menyiapkan neraca percobaan pasca penutupan.

4.     Mengontrol GL/FRS

Kekhawatiran kontrol terhadap GL/FRS berkenaan dengan akurasi dan reliabilitas informasi akuntansi. Eksposur potensial dalam sistem ini terdiri atas:

a.     Jejak audit yang defektif.

b.     Akses yang tidak terotorisasi ke buku besar umum.

c.      Akun buku besar umum yan tidak seimbang dengan akun buku besar pembantu.

d.     Saldo buku besar umum yang salah karena voucher jurnal yang salah atau tidak terotorisasi.

Jika tidak dikontrol, eksposur-eksposur ini dapat menyebabkan laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya salah dalam pernyataannya dan karenanya akan menyesatkan para pemakainya.

·        Isu-isu Kontrol GL/FRS

a.     Otorisasi transaksi.

b.     Pemisahan tugas.

c.      Kontrol akses.

d.     Catatan akuntansi.

e.      Verifikasi independen.

5.     GL/FRS dengan Basis Komputer

Pada bagian ini kita akan mengkaji suatu GL/FRS otomatis tradisional dan pendekatan rekayasa teknologi yang menggunakan GL/FRS dengan basis komputer.

·        GL/FRS Otomatis dengan Pemrosesan Batch dan File Sekuensial

o   Keunggulan: keunggulan terbesar sistem ini terletak pada kontrolnya. Sebagian besar perusahaan yang menggunakan sistem pemrosesan transaksi real-time yang canggih memilih batch GL/FRS dengan file sekuensial karena kontrol backup yang disediakan.

o   Kelemahan: tidak efisien. Teknologi yang dapat meniadakan dokumen kertas dari suatu sistem akan meningkatkan efisiensi internal. Rekonsiliasi tidak teratur.

·        Rekayasa Teknologi pada GL/FRS dengan File Akses Langsung

6.     Sistem Pelaporan Manajemen

MRS telah lama secara tidak formal dianggap sebagai elemen penting dalam sistem kontrol internal organisasi. Suatu sistem pelaporan yang mengarahkan perhatian manajemen ke masalah-masalah dengan tepat waktu juga mempromosikan efektivitas manajeen dan karenanya mendukung tujuan bisnis organisasi. Salah satu teknik untuk mencapai pengawasan berkelanjutan adalah penggunaan laporan manajemen secara bijaksana.

Faktor-faktor yang mempengaruhi MRS

o   Proses pengambilan keputusan

Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan:

a.     Mengidentifikasi masalah.

b.     Mengevaluasi solusi alternatif.

c.      Mengimplementasikan solusi yang terbaik.

d.     Melakukan pemeriksaan pasca-implementasi.

o   Prinsip-prinsip Manajemen

Prinsip-prinsip manajemen memberikan wawasan pada kebutuhan informasi manajemen, prinsip-prinsip yang paling langsung mempengaruhi MRS adalah:

a.     Formalitas pekerjaan.

b.     Petanggungjawaban.

c.      Jangkauan kontrol.

d.     Manajemen dengan pengecualian.         

o   Fungsi, Level, dan Jenis Keputusan Manajemen

a.     Fungsi perencanaan. Berkaitan dengan pengambilan keputusan tentang aktivitas-aktivitas yang akan datang dari suatu organisasi. Perencanaan dapat dalam jangka pendek ataupun panjang.

b.     Fungsi Kontrol. Memastikan bahwa aktivitas-aktivitas suatu perusahaan sesuai dengan rencana.

Keputusan Manajemen:

a.     Keputusan perencanaan strategis.

b.     Keputusan perencanaan taktis.

c.      Keputusan kontrol manajemen.

d.     Keutusan kontrol operasional

o   Stuktur Masalah

Struktur masalah memiliki tiga elemen:

a.     Data

b.     Prosedur

c.      Tujuan

o   Masalah tidak terstruktur

Adalah masalah yang tidak memiliki teknik solusi spesifik. Kebutuhan data tidak pasti, prosedurnya tidak spesifik, atau tujuan solusi belum sepenuhnya dikembangkan.

o   Jenis-jenis laporan Manajemen\

a.     Tujuan laporan.

b.     Laporan yang diprogram.

c.  Atribut laporan: relevan, ringkas, orientasi pengecualian, akurasi, kelengkapan, tepat waktu dan padat.

d.     Laporan khusus.

o   Akuntasi pertanggungjawaban

Konsep ini berimplikasi bahwa setiap peristiwa ekonomi yang mempengaruhi organisasi adalah tanggung jawab dan dapat dilacak ke manajer individual. Arus informasi yang ke atas dan ke bawah mewakili dua tahap akuntansi pertanggungjawaban: (1)  menciptakan serangkaian tujuan kinerja keuangan yang berkaitan dengan tanggung jawab manajer dan (2) melaporkan dan mengukur kinerja aktual ketika dibandingkan dengan tujuan-tujuan tersebut.

a.     Penetapan tujuan keuangan: proses anggaran.

b.     Pengukuran dan pelaporan kerja.

c.      Pusat pertanggungjawaban.

o   Pertimbangan Perilaku, terdiri dari:

a.     Keserasian tujuan.

b.     Informasi yang berlebihan.

c.      Ukuran kinerja yang tidak tepat

Sumber:  James A. Hall – Accounting Information Systems-Courage Learning (2010)-PP-08 new.