Sistem Buku Besar Umum, Sistem Pelaporan Keuangan dan Sistem Pelaporan Manajemen

Pada posting-an saya kali ini kita akan membahas tentang tujuan, bentuk-bentuk operasional dan isu-isu kontrol dari tiga sistem yang saling berkaitan, yaitu sistem buku besar umum (general ledger system-GLS), sistem pelaporan keuangan (financial reporting system-FRS) dan sistem pelaporan manajemen (management reporting system-MRS). Karena interdependensi operasional dari GLS dan FRS pada umumnya lebih praktis memandang mereka sebagai suatu sistem yang terintegrasi (GL/FRS), akan tetapi pertama-tama kita akan membahas GLS dan FRS sebagai sebagai sistem yang terpisah dan kemudian sebagai sistem yang terintegrasi

MRS memberikan informasi yang diperlukan manajemen untuk merencanakan dan mengontrol aktivitas bisnis. MRS dapat dibedakan dari FRS dalam dua hal. Pertama, buku besar umum merupakan sumber data primer untuk FRS. Di sisi lain, MRS mengambil data keuangan dan non-keuangan dari kegiatan operasional juga dari data buku besar umum tradisional. Perbedaan kedua adalah bahwa pelaporan keuangan yang dilakukan oleh FRS sifatnya wajib (mandatory) sedangkan aplikasi MRS sifatnya bebas (discretionary).

Sebelum mempelajari bentuk-bentuk dan fungsi-fungsi dari aplikasi GLS, FRS dan MRS mari kita ulas terlebih dahulu tentang skema pengkodean yang esensial bagi aktivitas operasi.

1.     Skema Pengkodean Data

Pengkodean penting untuk bagian GLS dari sistem GLS/FRS, yang merupakan titik dimana semua subsistem SIA berkumpul bersama. Dengan kata lain bahwa semua subsistem berkaitan melalui arus informasi ke GLS.

Untuk melakukan suatu bisnis, suatu organisasi harus dengan efektif mengorganisasikan arus-arus ini. Pengkodean data merupakan suatu metode yang mengatasi masalah itu, dan GLS adalah tempat yang logis untuk memperkenalkan pengkodean dan menspesifikasi aplikabilitasnya untuk seluruh SIA.

·        Sebuah sistem tanpa kode

Pendekatan tanpa kode memerlukan ruang pencatatan yang luas. Efek negatif dari pendekatan ini dapat dilihat dalam banyak bagian organisasi:

1)    Staf Penjualan. Untuk mengidentifikasi item-item yang dijual dengan benar memrlukan penjelasan rincian yang banyak ke dokumen sumber.

2)    Personel Gudang. Menempatkan dan mengambil barang-barang untuk pengiriman terhambat, sering kali terjadi kesalahan pengiriman.

3)    Personel Akuntansi. Memposkan ke buku besar akan memerlukan pencarian melalui file-file buku besar pembantu dengan keterangan yang panjang sebagai kuncinya,

·        Sebuah sistem dengan kode

Melihat pentingnya pengkodean data. Sebagian pengguna kode umumnya adalah:

1)    Dengan tepat mewakili sejumlah informasi yang kompleks yang jika tidak dikodekan akan berantakan.

2)    Menyediakan sarana akuntabilitas untuk kelengkapan transaksi yang di proses.

3)    Mengidentifikasi transaksi dan akun yang unik dalam satu file.

4)    Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.

·        Skema Pengkodean Numerik dan Alfabetis

1)    Kode Sekuensial

Kode sekuensial mewakili item-item dalam tatanan yang berurutan (menurun atau menarik). Pada saat dicetak, setiap dokumen diberi nomor kode sekunsial yang unik. Nomor ini menjadi nomor transaksi yang memungkinkan transaksi melacak setiap transaksi yang diproses dan mengidentifkasi setiap dokumen yang hilang atau berada diluar urutan.

o   Keunggulan: pengkodean sekuensial mendukung rekonsiliasi transaksi batch, seperti pesanan penjualan pada akhir pemrosesan. Tanpa dokumen yang diberi nomor berurutan, masalah pensortiran akan sulit di deteksi dan dipecahkan.

o   Kelemahan: pengkodean sekuensial tidak membawa kandungan informasi di luar tatanan urutan dokumen.

2)    Kode Blok

Kode blok numerik merupakan variansi dari pengkodean sekuensial yang mengatasi sebagian dari kelemahannya. Pendekatan ini dapat mewakili seluruh item-item kelas dengan membatasi setiap kelas ke kisaran spesifik dalam skema pengkodean. Aplikasi yang umum dari pengkodean blok adalah pembuatan chart of account (daftar akun).

o   Keunggulan: pengkodean blok memungkinkan penyisipan kode baru dalam satu blok tanpa harus mengorganisasikan kembali seluruh struktur kode.

o   Kelemahan: kandungan informasi dari kode blok tidak langsung kelihatan.

3)    Kode Grup

Kode grup numerik digunakan untuk mewakili item-item atau peristiwa yang kompleks yang melibatkan dua atau lebih data yang saling berkaitan.

o   Keunggulan: kode grup memfasilitasi perwakilan sejumlah besar data yang berbeda, memungkinkan struktur data disajikan salam bentuk hierarkis yang bersifat logis dan lebih mudah diingat oleh manusia, dan memungkinkan analisis dan pelaporan yang rinci baik dalam kelas item maupun pada item-item dari kelas yang berbeda.

o   Kelemahan: kode grup cenderung digunakan berlebihan, terdapat kemungkinan bahwa data-data yang tidak saling berkaitan akan dihubungkan semata-mata karena memang dapat dilakukan.

4)    Kode Alfabetis

Kode alfabetis dapat digunakan untuk banyak tujuan yang sama seperti kode numerik. Karakter alfabet dapat ditempatkkan secara berurutan (dalam urutan alfabetis).

o   Keunggulan: kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode alfabetis murni atau karakter alfabetis yang digabungkan dengan kode numerik

o   Kelemahan: kode alfabetis sulit merasioalisasi makna kode-kode yang telah ditetapkan dalam sekuensialdan mensortir record yang dikodekan secara alfabetis cenderung lebih sulit bagi pemakai.

5)    Kode Mnemonik

Kode mnemonik adalah karakter alfabetis dalam bentuk akronim dan kombinasi lainnya yang bermakna.

o   Keunggulan: skema kode mnemonik membuat pemakai tidak perlu mengingat, artinya kode itu sendiri membawa informasi tingkat tinggi tentang item yang mewakilinya.

o   Kelemahan:  kemampuan kode mnemonik terbatas dalam mewakili item-item dalam suatu kelas.

2.     Sistem Buku Besar Umum

Sistem Buku Besar Umum (GLS) sebagai suatu pusat yang terhubung ke sistem-sistem lainnya dalam perusahaan melalui arus informasi. Siklus transaksi memproses peristiwa individual yang dicatat dalam jurnal khusus dan akun buku besar pembantu. Rangkuman transaksi-transaksi ini mengalir ke dalam GLS akan menjadi sumber input untuk MRS dan FRS.

·        Voucher Journal

Sebuah voucher journal yang dapat digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau satu transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar umumyang dipengaruhi. Karena voucher journal harus disetujui oleh manajer yang bertanggung jawab, mereka menyediakan kontrol yang efektif terhadap jurnal buku besar umum yang tidak diotorisasi.

·        Database GLS

a.     File Induk Buku Besar Umum. Merupakan file utama dalam database GLS. Basis dari file ini adalah kode daftar akun perusahaan.

b.     File Sejarah Buku Besar Umum. Tujuan utama file ini adalah untuk mewakili laporan keuamgan komparatif dengan basis historis.

c.      File Voucher Jurnal Historis. Berisi voucher jurnal untuk periode masa lalu.

d.     File Pusat Pertanggungjawaban. Berisi data pendapatan, pengeluaran dan utilisasi sumber daya lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban dalam organisasi

e.      File Anggaran Induk. Berisi jumlah anggaran untuk pendapatan, pengeluaran dan sumber daya lainnya untuk pusat-pusat pertanggungjawaban.

·        Produk GLS

Merupakan rangkuman transaksi dari akun-akun buku besar pembantu dan jurnal-jurnal khusus yang berlokasi di siklus transaksi.

3.     Sistem Pelaporan Keuangan

Tanggung jawab untuk memberikan informasi kepada pihak eksternal ditetapkan oleh standar hukum dan profesional. Penerima utama dari informasi laporan keuangan adalah para pemakai eksternal, seperti para pemegang saham, kreditur dan agen-agen pemerintah. Dengan hakikat kebutruhan ini, informasi pelaporan keuangan harus disiapkan dan disajikan oleh semua organisasi dengan cara-cara yang diterima umum dan dipahami oleh pihak eksternal.

·        Pemakai Canggih dengan Kebutuhan Informasi Homogen

Karena komunitas pemakai eksternal sangat besar dan kebutuhan informasi individualnya bervariasi, laporan keuangan diarahkan ke audiens umum. Mereka disiapkan dengan proporsi bahwa audiens tersebut terdiri atas pemakai canggih dengan kebutuhan informasi yang relatif homogen.

·        Aktivitas FRS

Sumber-sumber input FRS terdiri dari file induk buku besar umum saat ini, file historis, buku besar umum, dan input langsung (jurnal penyesuaian dan jurnal penutup) dari kelompok pelaporan keuangan. Output yang paling umum dari FRS adalah laporan keuangan termasuk neraa, laporan laba rugi, dan laporan arus kas.

·        Proses Akuntansi Keuangan

Proses akuntansi keuangan dimulai dari status bersih diawal tahun fiskal yang baru, hanya akun-akun (permanen) neraca yang merupakan kelanjutan dari tahun sebelumnya. Prosesnya dilanjutkan dengan langkah-langkah berikut:

a.     Mencatat transaksi.

b.     Mencatat di jurnal khusus.

c.      Memposkan ke buku besar pembantu,

d.     Memposkan ke buku besar umum.

e.      Menyiapkan neraca percobaan sebelum penyesuaian.

f.       Melakukan jurnal penyesuaian.

g.     Menjurnal dan memposakan ayat jurnal penyesuaian.

h.     Menyiapkan neraca percobaan yang telah disesuaikan.

i.       Menyiapkan laporan keuangan.

j.       Menjurnal dan memposkan ayat jurnal penutup.

k.     Menyiapkan neraca percobaan pasca penutupan.

4.     Mengontrol GL/FRS

Kekhawatiran kontrol terhadap GL/FRS berkenaan dengan akurasi dan reliabilitas informasi akuntansi. Eksposur potensial dalam sistem ini terdiri atas:

a.     Jejak audit yang defektif.

b.     Akses yang tidak terotorisasi ke buku besar umum.

c.      Akun buku besar umum yan tidak seimbang dengan akun buku besar pembantu.

d.     Saldo buku besar umum yang salah karena voucher jurnal yang salah atau tidak terotorisasi.

Jika tidak dikontrol, eksposur-eksposur ini dapat menyebabkan laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya salah dalam pernyataannya dan karenanya akan menyesatkan para pemakainya.

·        Isu-isu Kontrol GL/FRS

a.     Otorisasi transaksi.

b.     Pemisahan tugas.

c.      Kontrol akses.

d.     Catatan akuntansi.

e.      Verifikasi independen.

5.     GL/FRS dengan Basis Komputer

Pada bagian ini kita akan mengkaji suatu GL/FRS otomatis tradisional dan pendekatan rekayasa teknologi yang menggunakan GL/FRS dengan basis komputer.

·        GL/FRS Otomatis dengan Pemrosesan Batch dan File Sekuensial

o   Keunggulan: keunggulan terbesar sistem ini terletak pada kontrolnya. Sebagian besar perusahaan yang menggunakan sistem pemrosesan transaksi real-time yang canggih memilih batch GL/FRS dengan file sekuensial karena kontrol backup yang disediakan.

o   Kelemahan: tidak efisien. Teknologi yang dapat meniadakan dokumen kertas dari suatu sistem akan meningkatkan efisiensi internal. Rekonsiliasi tidak teratur.

·        Rekayasa Teknologi pada GL/FRS dengan File Akses Langsung

6.     Sistem Pelaporan Manajemen

MRS telah lama secara tidak formal dianggap sebagai elemen penting dalam sistem kontrol internal organisasi. Suatu sistem pelaporan yang mengarahkan perhatian manajemen ke masalah-masalah dengan tepat waktu juga mempromosikan efektivitas manajeen dan karenanya mendukung tujuan bisnis organisasi. Salah satu teknik untuk mencapai pengawasan berkelanjutan adalah penggunaan laporan manajemen secara bijaksana.

Faktor-faktor yang mempengaruhi MRS

o   Proses pengambilan keputusan

Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan:

a.     Mengidentifikasi masalah.

b.     Mengevaluasi solusi alternatif.

c.      Mengimplementasikan solusi yang terbaik.

d.     Melakukan pemeriksaan pasca-implementasi.

o   Prinsip-prinsip Manajemen

Prinsip-prinsip manajemen memberikan wawasan pada kebutuhan informasi manajemen, prinsip-prinsip yang paling langsung mempengaruhi MRS adalah:

a.     Formalitas pekerjaan.

b.     Petanggungjawaban.

c.      Jangkauan kontrol.

d.     Manajemen dengan pengecualian.         

o   Fungsi, Level, dan Jenis Keputusan Manajemen

a.     Fungsi perencanaan. Berkaitan dengan pengambilan keputusan tentang aktivitas-aktivitas yang akan datang dari suatu organisasi. Perencanaan dapat dalam jangka pendek ataupun panjang.

b.     Fungsi Kontrol. Memastikan bahwa aktivitas-aktivitas suatu perusahaan sesuai dengan rencana.

Keputusan Manajemen:

a.     Keputusan perencanaan strategis.

b.     Keputusan perencanaan taktis.

c.      Keputusan kontrol manajemen.

d.     Keutusan kontrol operasional

o   Stuktur Masalah

Struktur masalah memiliki tiga elemen:

a.     Data

b.     Prosedur

c.      Tujuan

o   Masalah tidak terstruktur

Adalah masalah yang tidak memiliki teknik solusi spesifik. Kebutuhan data tidak pasti, prosedurnya tidak spesifik, atau tujuan solusi belum sepenuhnya dikembangkan.

o   Jenis-jenis laporan Manajemen\

a.     Tujuan laporan.

b.     Laporan yang diprogram.

c.  Atribut laporan: relevan, ringkas, orientasi pengecualian, akurasi, kelengkapan, tepat waktu dan padat.

d.     Laporan khusus.

o   Akuntasi pertanggungjawaban

Konsep ini berimplikasi bahwa setiap peristiwa ekonomi yang mempengaruhi organisasi adalah tanggung jawab dan dapat dilacak ke manajer individual. Arus informasi yang ke atas dan ke bawah mewakili dua tahap akuntansi pertanggungjawaban: (1)  menciptakan serangkaian tujuan kinerja keuangan yang berkaitan dengan tanggung jawab manajer dan (2) melaporkan dan mengukur kinerja aktual ketika dibandingkan dengan tujuan-tujuan tersebut.

a.     Penetapan tujuan keuangan: proses anggaran.

b.     Pengukuran dan pelaporan kerja.

c.      Pusat pertanggungjawaban.

o   Pertimbangan Perilaku, terdiri dari:

a.     Keserasian tujuan.

b.     Informasi yang berlebihan.

c.      Ukuran kinerja yang tidak tepat

Sumber:  James A. Hall – Accounting Information Systems-Courage Learning (2010)-PP-08 new.