Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi

1.    General Controls (Pengendalian Umum)

Pengendalian umum berlaku untuk semua sistem, mengatasi pemerintahan dan infrastruktur, keamanan sistem operasi dan database, aplikasi dan akusisi serta pengembangan program IT. Pengendalian umum pada perusahaan dilakukan terhadap aspek fisikal maupun logikal. Aspek fisikal dilakukan terhadap aset-aset fisik perusahaan, sedangkan aspek logikal terhadap sistem infoemasi di level manajemen.pengendalian umum digolongkan sebagai berikut:

a.     Pengendalian Organisasi dan Otorisasi

Pengendalian organisasi secara umum terdapat pemisah tugas dan jabatan antara pengguna sistem (operasi) dan adminisrator sistem (operasi). Dan juga pengguna hanya mengakses sistem apabila memang telah diotorisasi administrator.

b.    Pengendalian Operasi

Operasi sistem informasi dalam perusahaan perlu pengendalian untuk memastikan sistem informasi tersebut dapat beroperasi dengan baik selayaknya yang diharapkan.

c.      Pengendalian Perubahan

Perubahan-perubahan yang dilakukan terhadap sistem informasi harus dikendalikan, termasuk pengendalian versi dari sistem informasi tersebut.

d.    Pengendalian Akses Fisikal dan logikal

Pengendalian akses fisikal berkaitan dengan akses secara fisik terhadap fasilitas-fasilitas sistem informasi suatu perusahaan, sedangkan akses logikal berkaitan dengan pengelolaan akses terhadap sistem operasi sistem tersebut.

2.    Application Controls (Pengendalian Aplikasi)

Pengendalian Aplikasi berlaku untuk aplikasi dan program tertentu, dan memastikan validitas data, kelengkapan, akurasi, dan memastikan integritas sistem tertentu. Pengendalian aplikasi berkenaan dengan eksposur-eksposur aplikasi tertentu.

Pengendalian aplikasi yang dapat berupa tindakan atau prosedur manual yang diprogram dalam sebuah aplikasi dikelompokkan dalam 3 ketegori besar yaitu:

a.     Pengendalian Input

Pengendalian input memastikan data-data yang dimasukan ke dalam sistem telah tervalidasi, akurat dan terverifikasi.

Kelas pengendalian input:          

Untuk tujuan diskusi, pengendalian input dibagi ke dalam kelas-kelas umum berikut ini:

·        Pengendalian dokumen sumber

·        Pengendalian pengkodean data

·        Pengendalian batch

·        Pengendalian validasi

·        Koreksi kesalahan input

·        Sistem input data yang bersifat umum

b.    Pengendalian Pemrosesan

Pengendalian pemrosesan biasanya dibagi menjadi dua tahapan yaitu:

·        Tahapan transaksi, dimana proses terjadi pada berkas-berkas transaksi baik yang sementara maupun permanen.

·        Tahapan database, proses yang dilakukan pada berkas-berkas master.

c.      Pengendalian Output

Penegndalian output memastikan bahwa output sistem tidak hilang, tidak salah arah atau dikorupsi dan hak pribadi tidak dilanggar. Pada pengendalian ini dilakukan beberapa pengecekan baik secara otomatis maupun manual (kasat mata) jika output yang dihasilkan juga kasat mata.

Sumber:

James A. Hall. Accounting Information Systems-Cengage Learning. 2010. PP-03-new

James A. Hall. Accounting Information Systems-Cengage Learning. 2010. PP-15-new

James A. Hall. Accounting Information Systems-Cengage Learning. 2010. PP-16-new

COSO FRAMEWORK

COSO (Committee of Sponsoring of the Treadway Commission) adalah suatu inisiatif dari sektor swasta yang dibentuk pada tahun 1985. Tujuan utamanya adalah untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang menyebabkan penggelapan laporan keuangan dan membuat rekomendasi untuk mengurangi kejadian tersebut. COSO telah menyusun suatu definisi umum untuk pengendalian, standar, dan kriteria internal yang dapat digunakan perusahaan untuk menilai sistem pengendalian mereka.

A.  Business Objective

Tujuan dari Internal Control terdiri dari:

1.     Operations Objectives.

Tujuan operasional terkait dengan pencapaian visi, misi, dan tujuan didirikannya entitas. Tujuan ini terkait dengan peningkatan financial performance, produktivitas, kualitas, environmental practices, return of assets dan likuiditas.

2.     Reporting Objectives.

Tujuan pelaporan berkaitan dengan penyusutan laporan untuk digunakan oleh organisasi dan stakeholders dalam hubungannya dengan pelaporan finansial/non-finansial serta pelaporan internal/eksternal.

3.     Compliance Objectives.

Aturan dan hukum merupakan standar minimal dari perilaku organisasi. Organisasi diharapkan akan menggabungkan standar tersebut ke dalam tujuan dari entitas, bahkan organisasi dapat menetapkan standar yang lebih tinggi dibanding yang ditetapkan oleh hukum dan peraturan.

B.  Internal Control

Selain tujuan, Intenal Control memiliki 5 komponen. Komponen dalam Internal Control adalah sebagai berikut:

a.     Control Environment.

Lingkungan pengendalian adalah rangkaian standar, proses dan struktur yang menjadi dasar dalam pelaksanaan Internal Control di seluruh organisasi.

b.    Risk Assessment.

Penilaian risiko melibatkan proses yang dinamis dan berulang untuk mengidentifikasi dan menganalisis risiko untuk mencapai tujuan, serta membentuk dasar mengenai bagaimana risiko harus dikelola.

c.      Control Activities.

Aktivitas pengendalian merupakan tindakan yang ditetapkan dengan prosedur dan kebijakan untuk meyakinkan bahwa manajemen telah mengarah untuk mengatasi risiko dalam rangka pencapaian tujuan.

d.    Information and Communication.

Informasi diperlukan dalam rangka pelaksanaan tanggung jawab Internal Control dalam rangka pencapaian tujuan. Sedangkan komunikasi terjadi baik secara internal maupun eksternal dengan menyediakan informasi yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan Internal Control sehari-hari.

e.      Monitoring Activity.

Evaluasi berkelanjutan, terpisah, atau kombinasi keduanya untuk memastikan seluruh komponen Internal Control ada dan berfungsi.

C.  Organizational Structure

Dimensi ketiga dari matriks COSO menggambarkan struktur organisasi dari perusahaan itu sendiri meliputi:

a)     Entity-Level, merupakan level entitas di dalamorganisasi.

b)    Division, merupakan divisi di dalam organisasi.

c)     Business Unit, merupakan unit bisnis di dalam organisasi.

d)    Subsidiary, merupakan subsider di dalam organisasi.

Sumber:

James A. Hall. Accounting Information Systems-Cengage Learning. 2010. PP-03-new

https://id.wikipedia.org/wiki/COSO

http://tatakelola.co/sektor-privat/mengenal-internal-control-integrated-framework-coso/

FRAUD TREE

Fraud merupakan istilah yang akrab di media keuangan, namun arti pasti fraud sendiri tidak jelas. Jika diartikan fraud adalah kecurangan atau ketidakbenaran. International Standards of Auditing seksi 240 – The Auditor’s of Financial Statements paragraph 6 mendefinisikan Fraud sebagai “tindakan yang disengaja oleh anggota manajemen perusahaan, pihak yang berperan dalam governance perusahaan, karyawan atau pihak ketiga yang melakukan pembohongan atau penipuan untuk memperoleh keuntungan yang ilegal.”

          Jenis-jenis fraud dijelaskan oleh ACFE (Associated of Certified Fraud Examiner) dalam Fraud Tree berikut.

Berdasarkan Fraud Tree diatas, Fraud terbagi dalam 3 kemompok besar yaitu Corruption (Korupsi), Asset Misappropriation Penyimpangan atas aset) dan Fraudlent Statement (Pernyataan palsu). Dari 3 kelompok besar tersebut kemudian diklasifikasikan lagi.

1.    Corruption (Korupsi)

Korupsi dilakukan oleh orang-orang yang memiliki kedudukan di instansi/perusahaannya, atau bisa dikatakan penyalahgunaan wewenang. Studi CEF menunjukkan empat jenis utama korupsi: conflicts of interest (konflik kepentingan), bribery (penyuapan), illegal gratuities (persenan ilegal) dan economic extortion (pemerasan ekonomi).

·        Conflicts of Interest (Konflik Kepentingan). Konflik kepentingan muncul ketika seorang pegawai bertindak atas nama kepentingan pihak ketiga selama melakukan pekerjaan atau atas nama kepentingan diri sendiri. Ketika hal ini tidak diketahui oleh perusahaan dan mengakibatkan kerugian berarti telah terjadi fraud.

·        Bribery (Penyuapan). Penyuapan melibatkan pemberian, penawaran, permohonan atau penerimaan sesuatu yang berharga untuk mempengaruhi seorang petugas dalam pekerjaan menurut hukum. Fraud penyuapan menipu entitas akan hak jujur dan jasa kesetiaan dari mereka yang dipekerjakan.

·        Illegal Gratuities (Persenan Ilegal). Melibatkan pemberian, penerimaan, penawaran atau permohonan sesuatu yang berharga karena tindakan resmi yang dilakukan. Transaksinya terjadi setelah fakta tersebut dilakukan.

·        Economic Extortion (Pemerasan Ekonomi). Penggunaan (ancaman) kekuatan (termasuk sanksi ekonomi) oleh individual atau organisasi untuk mendapatkan sesuatu yang berharga. Item yang berharga tersebut dapat berupa aktiva keuangan, informasi, dan lain-lain.

2.    Asset Misappropriation (Penyalahgunaan Aset)

Aset dapat disalahgunakan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk kepentingan sang pelaku. Transaksi-transaksi yang melibatkan kas, akun pengecekan, persediaan, perlengkapan, peralatan dan informasi adalah aset-aset yang paling rentan disalahgunakan. 85% fraud yang diliputi studi CEF jatuh pada kategori ini.

·        Cash

1)    Skimming. Dalam skimming kas dicuri sebelum kas tersebut secara fisik masuk keperusahaan. Cara ini terlihat dalam fraud yang sangat dikenal oleh auditor, yaitu lapping

a.     Sales, dengan ciri-ciri penjualan tetap atau menurun dengan harga pokok penjualan yang meningkat unrecorded, understated.

b.     Receivables, dengan ciri-ciri meningkatnya piutang usaha dibandingkan dengan kas, write-off schemes, lapping schemes

c.      Refunds and Other.

2)    Larceny. Berbeda dengan skimming makan larceny adalah menjarah kas ketika sudah masuk dalam perusahaan.

a.     Of Cash on Hand, yang ditandai dengan tidak adanya penjelasan terhadap selisih kas yang terjadi.

b.     From the Deposit, yang ditandai dengan slip deposit yang diubah atau disalahgunakan.

3)    Fraudulent Disbursements, pelaku melakukan trik agar perusahaan melakukan pengeluaran secara tidak benar. Contoh yang umum adalah pelaku memasukkan faktur palsu atau kartu absen yang tidak benar. Jenis-jenis Fraudulent Disbursements adalah:

a.     Billing schemes

b.     Payroll schemes

c.      Expense reimbursment schemes

d.     Check tampering

e.      Register disbursements schemes

·        Inventory and all Other Assets

1)    Misuse (Penyalahgunaan Aset)

2)    Larceny (Pencurian Aset)

a.     Asset Req. and Transfers

b.     False Sales and Shipping

c.      Purchasing and Receiving

d.     Unconcealed Larceny

3.    Fraudulent Statements (Pernyataan Palsu)

Fraudulent Statements berkaitan dengan fraud manajemen. Sementara semua fraud melibatkan bentuk penyimpangan laporan keuangan, untuk memenuhi definisi di bawah kelas skema fraud, laporan itu sendiri harus memberi keuntungan bagi pelakunya baik secara langsung maupun tidak langsung. Fraudulent Statements mempertanggungjawabkan sekitar 5% dari kasus fraud yang diliput oleh studi fraud yang dilakukan oleh CFE.

·        Financial

a.     Asset/revenue overstatements

b.     Asset/revenue understatements

·        Non-financial

a.     Employment Credentials

b.     Internal Documents

c.      External Documents

Sumber:

James A. Hall. Accounting Information Systems-Cengage Learning. 2010. PP-03-new

www.acfe.com/fraud-tree.aspx

http://audit3000.com/2015/02/peranan-auditor-internal-dalam-investigasi-kecurangan/

www.apb-group.com/fraud-tree

Sistem Buku Besar Umum, Sistem Pelaporan Keuangan dan Sistem Pelaporan Manajemen

Pada posting-an saya kali ini kita akan membahas tentang tujuan, bentuk-bentuk operasional dan isu-isu kontrol dari tiga sistem yang saling berkaitan, yaitu sistem buku besar umum (general ledger system-GLS), sistem pelaporan keuangan (financial reporting system-FRS) dan sistem pelaporan manajemen (management reporting system-MRS). Karena interdependensi operasional dari GLS dan FRS pada umumnya lebih praktis memandang mereka sebagai suatu sistem yang terintegrasi (GL/FRS), akan tetapi pertama-tama kita akan membahas GLS dan FRS sebagai sebagai sistem yang terpisah dan kemudian sebagai sistem yang terintegrasi

MRS memberikan informasi yang diperlukan manajemen untuk merencanakan dan mengontrol aktivitas bisnis. MRS dapat dibedakan dari FRS dalam dua hal. Pertama, buku besar umum merupakan sumber data primer untuk FRS. Di sisi lain, MRS mengambil data keuangan dan non-keuangan dari kegiatan operasional juga dari data buku besar umum tradisional. Perbedaan kedua adalah bahwa pelaporan keuangan yang dilakukan oleh FRS sifatnya wajib (mandatory) sedangkan aplikasi MRS sifatnya bebas (discretionary).

Sebelum mempelajari bentuk-bentuk dan fungsi-fungsi dari aplikasi GLS, FRS dan MRS mari kita ulas terlebih dahulu tentang skema pengkodean yang esensial bagi aktivitas operasi.

1.     Skema Pengkodean Data

Pengkodean penting untuk bagian GLS dari sistem GLS/FRS, yang merupakan titik dimana semua subsistem SIA berkumpul bersama. Dengan kata lain bahwa semua subsistem berkaitan melalui arus informasi ke GLS.

Untuk melakukan suatu bisnis, suatu organisasi harus dengan efektif mengorganisasikan arus-arus ini. Pengkodean data merupakan suatu metode yang mengatasi masalah itu, dan GLS adalah tempat yang logis untuk memperkenalkan pengkodean dan menspesifikasi aplikabilitasnya untuk seluruh SIA.

·        Sebuah sistem tanpa kode

Pendekatan tanpa kode memerlukan ruang pencatatan yang luas. Efek negatif dari pendekatan ini dapat dilihat dalam banyak bagian organisasi:

1)    Staf Penjualan. Untuk mengidentifikasi item-item yang dijual dengan benar memrlukan penjelasan rincian yang banyak ke dokumen sumber.

2)    Personel Gudang. Menempatkan dan mengambil barang-barang untuk pengiriman terhambat, sering kali terjadi kesalahan pengiriman.

3)    Personel Akuntansi. Memposkan ke buku besar akan memerlukan pencarian melalui file-file buku besar pembantu dengan keterangan yang panjang sebagai kuncinya,

·        Sebuah sistem dengan kode

Melihat pentingnya pengkodean data. Sebagian pengguna kode umumnya adalah:

1)    Dengan tepat mewakili sejumlah informasi yang kompleks yang jika tidak dikodekan akan berantakan.

2)    Menyediakan sarana akuntabilitas untuk kelengkapan transaksi yang di proses.

3)    Mengidentifikasi transaksi dan akun yang unik dalam satu file.

4)    Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.

·        Skema Pengkodean Numerik dan Alfabetis

1)    Kode Sekuensial

Kode sekuensial mewakili item-item dalam tatanan yang berurutan (menurun atau menarik). Pada saat dicetak, setiap dokumen diberi nomor kode sekunsial yang unik. Nomor ini menjadi nomor transaksi yang memungkinkan transaksi melacak setiap transaksi yang diproses dan mengidentifkasi setiap dokumen yang hilang atau berada diluar urutan.

o   Keunggulan: pengkodean sekuensial mendukung rekonsiliasi transaksi batch, seperti pesanan penjualan pada akhir pemrosesan. Tanpa dokumen yang diberi nomor berurutan, masalah pensortiran akan sulit di deteksi dan dipecahkan.

o   Kelemahan: pengkodean sekuensial tidak membawa kandungan informasi di luar tatanan urutan dokumen.

2)    Kode Blok

Kode blok numerik merupakan variansi dari pengkodean sekuensial yang mengatasi sebagian dari kelemahannya. Pendekatan ini dapat mewakili seluruh item-item kelas dengan membatasi setiap kelas ke kisaran spesifik dalam skema pengkodean. Aplikasi yang umum dari pengkodean blok adalah pembuatan chart of account (daftar akun).

o   Keunggulan: pengkodean blok memungkinkan penyisipan kode baru dalam satu blok tanpa harus mengorganisasikan kembali seluruh struktur kode.

o   Kelemahan: kandungan informasi dari kode blok tidak langsung kelihatan.

3)    Kode Grup

Kode grup numerik digunakan untuk mewakili item-item atau peristiwa yang kompleks yang melibatkan dua atau lebih data yang saling berkaitan.

o   Keunggulan: kode grup memfasilitasi perwakilan sejumlah besar data yang berbeda, memungkinkan struktur data disajikan salam bentuk hierarkis yang bersifat logis dan lebih mudah diingat oleh manusia, dan memungkinkan analisis dan pelaporan yang rinci baik dalam kelas item maupun pada item-item dari kelas yang berbeda.

o   Kelemahan: kode grup cenderung digunakan berlebihan, terdapat kemungkinan bahwa data-data yang tidak saling berkaitan akan dihubungkan semata-mata karena memang dapat dilakukan.

4)    Kode Alfabetis

Kode alfabetis dapat digunakan untuk banyak tujuan yang sama seperti kode numerik. Karakter alfabet dapat ditempatkkan secara berurutan (dalam urutan alfabetis).

o   Keunggulan: kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode alfabetis murni atau karakter alfabetis yang digabungkan dengan kode numerik

o   Kelemahan: kode alfabetis sulit merasioalisasi makna kode-kode yang telah ditetapkan dalam sekuensialdan mensortir record yang dikodekan secara alfabetis cenderung lebih sulit bagi pemakai.

5)    Kode Mnemonik

Kode mnemonik adalah karakter alfabetis dalam bentuk akronim dan kombinasi lainnya yang bermakna.

o   Keunggulan: skema kode mnemonik membuat pemakai tidak perlu mengingat, artinya kode itu sendiri membawa informasi tingkat tinggi tentang item yang mewakilinya.

o   Kelemahan:  kemampuan kode mnemonik terbatas dalam mewakili item-item dalam suatu kelas.

2.     Sistem Buku Besar Umum

Sistem Buku Besar Umum (GLS) sebagai suatu pusat yang terhubung ke sistem-sistem lainnya dalam perusahaan melalui arus informasi. Siklus transaksi memproses peristiwa individual yang dicatat dalam jurnal khusus dan akun buku besar pembantu. Rangkuman transaksi-transaksi ini mengalir ke dalam GLS akan menjadi sumber input untuk MRS dan FRS.

·        Voucher Journal

Sebuah voucher journal yang dapat digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau satu transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar umumyang dipengaruhi. Karena voucher journal harus disetujui oleh manajer yang bertanggung jawab, mereka menyediakan kontrol yang efektif terhadap jurnal buku besar umum yang tidak diotorisasi.

·        Database GLS

a.     File Induk Buku Besar Umum. Merupakan file utama dalam database GLS. Basis dari file ini adalah kode daftar akun perusahaan.

b.     File Sejarah Buku Besar Umum. Tujuan utama file ini adalah untuk mewakili laporan keuamgan komparatif dengan basis historis.

c.      File Voucher Jurnal Historis. Berisi voucher jurnal untuk periode masa lalu.

d.     File Pusat Pertanggungjawaban. Berisi data pendapatan, pengeluaran dan utilisasi sumber daya lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban dalam organisasi

e.      File Anggaran Induk. Berisi jumlah anggaran untuk pendapatan, pengeluaran dan sumber daya lainnya untuk pusat-pusat pertanggungjawaban.

·        Produk GLS

Merupakan rangkuman transaksi dari akun-akun buku besar pembantu dan jurnal-jurnal khusus yang berlokasi di siklus transaksi.

3.     Sistem Pelaporan Keuangan

Tanggung jawab untuk memberikan informasi kepada pihak eksternal ditetapkan oleh standar hukum dan profesional. Penerima utama dari informasi laporan keuangan adalah para pemakai eksternal, seperti para pemegang saham, kreditur dan agen-agen pemerintah. Dengan hakikat kebutruhan ini, informasi pelaporan keuangan harus disiapkan dan disajikan oleh semua organisasi dengan cara-cara yang diterima umum dan dipahami oleh pihak eksternal.

·        Pemakai Canggih dengan Kebutuhan Informasi Homogen

Karena komunitas pemakai eksternal sangat besar dan kebutuhan informasi individualnya bervariasi, laporan keuangan diarahkan ke audiens umum. Mereka disiapkan dengan proporsi bahwa audiens tersebut terdiri atas pemakai canggih dengan kebutuhan informasi yang relatif homogen.

·        Aktivitas FRS

Sumber-sumber input FRS terdiri dari file induk buku besar umum saat ini, file historis, buku besar umum, dan input langsung (jurnal penyesuaian dan jurnal penutup) dari kelompok pelaporan keuangan. Output yang paling umum dari FRS adalah laporan keuangan termasuk neraa, laporan laba rugi, dan laporan arus kas.

·        Proses Akuntansi Keuangan

Proses akuntansi keuangan dimulai dari status bersih diawal tahun fiskal yang baru, hanya akun-akun (permanen) neraca yang merupakan kelanjutan dari tahun sebelumnya. Prosesnya dilanjutkan dengan langkah-langkah berikut:

a.     Mencatat transaksi.

b.     Mencatat di jurnal khusus.

c.      Memposkan ke buku besar pembantu,

d.     Memposkan ke buku besar umum.

e.      Menyiapkan neraca percobaan sebelum penyesuaian.

f.       Melakukan jurnal penyesuaian.

g.     Menjurnal dan memposakan ayat jurnal penyesuaian.

h.     Menyiapkan neraca percobaan yang telah disesuaikan.

i.       Menyiapkan laporan keuangan.

j.       Menjurnal dan memposkan ayat jurnal penutup.

k.     Menyiapkan neraca percobaan pasca penutupan.

4.     Mengontrol GL/FRS

Kekhawatiran kontrol terhadap GL/FRS berkenaan dengan akurasi dan reliabilitas informasi akuntansi. Eksposur potensial dalam sistem ini terdiri atas:

a.     Jejak audit yang defektif.

b.     Akses yang tidak terotorisasi ke buku besar umum.

c.      Akun buku besar umum yan tidak seimbang dengan akun buku besar pembantu.

d.     Saldo buku besar umum yang salah karena voucher jurnal yang salah atau tidak terotorisasi.

Jika tidak dikontrol, eksposur-eksposur ini dapat menyebabkan laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya salah dalam pernyataannya dan karenanya akan menyesatkan para pemakainya.

·        Isu-isu Kontrol GL/FRS

a.     Otorisasi transaksi.

b.     Pemisahan tugas.

c.      Kontrol akses.

d.     Catatan akuntansi.

e.      Verifikasi independen.

5.     GL/FRS dengan Basis Komputer

Pada bagian ini kita akan mengkaji suatu GL/FRS otomatis tradisional dan pendekatan rekayasa teknologi yang menggunakan GL/FRS dengan basis komputer.

·        GL/FRS Otomatis dengan Pemrosesan Batch dan File Sekuensial

o   Keunggulan: keunggulan terbesar sistem ini terletak pada kontrolnya. Sebagian besar perusahaan yang menggunakan sistem pemrosesan transaksi real-time yang canggih memilih batch GL/FRS dengan file sekuensial karena kontrol backup yang disediakan.

o   Kelemahan: tidak efisien. Teknologi yang dapat meniadakan dokumen kertas dari suatu sistem akan meningkatkan efisiensi internal. Rekonsiliasi tidak teratur.

·        Rekayasa Teknologi pada GL/FRS dengan File Akses Langsung

6.     Sistem Pelaporan Manajemen

MRS telah lama secara tidak formal dianggap sebagai elemen penting dalam sistem kontrol internal organisasi. Suatu sistem pelaporan yang mengarahkan perhatian manajemen ke masalah-masalah dengan tepat waktu juga mempromosikan efektivitas manajeen dan karenanya mendukung tujuan bisnis organisasi. Salah satu teknik untuk mencapai pengawasan berkelanjutan adalah penggunaan laporan manajemen secara bijaksana.

Faktor-faktor yang mempengaruhi MRS

o   Proses pengambilan keputusan

Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan:

a.     Mengidentifikasi masalah.

b.     Mengevaluasi solusi alternatif.

c.      Mengimplementasikan solusi yang terbaik.

d.     Melakukan pemeriksaan pasca-implementasi.

o   Prinsip-prinsip Manajemen

Prinsip-prinsip manajemen memberikan wawasan pada kebutuhan informasi manajemen, prinsip-prinsip yang paling langsung mempengaruhi MRS adalah:

a.     Formalitas pekerjaan.

b.     Petanggungjawaban.

c.      Jangkauan kontrol.

d.     Manajemen dengan pengecualian.         

o   Fungsi, Level, dan Jenis Keputusan Manajemen

a.     Fungsi perencanaan. Berkaitan dengan pengambilan keputusan tentang aktivitas-aktivitas yang akan datang dari suatu organisasi. Perencanaan dapat dalam jangka pendek ataupun panjang.

b.     Fungsi Kontrol. Memastikan bahwa aktivitas-aktivitas suatu perusahaan sesuai dengan rencana.

Keputusan Manajemen:

a.     Keputusan perencanaan strategis.

b.     Keputusan perencanaan taktis.

c.      Keputusan kontrol manajemen.

d.     Keutusan kontrol operasional

o   Stuktur Masalah

Struktur masalah memiliki tiga elemen:

a.     Data

b.     Prosedur

c.      Tujuan

o   Masalah tidak terstruktur

Adalah masalah yang tidak memiliki teknik solusi spesifik. Kebutuhan data tidak pasti, prosedurnya tidak spesifik, atau tujuan solusi belum sepenuhnya dikembangkan.

o   Jenis-jenis laporan Manajemen\

a.     Tujuan laporan.

b.     Laporan yang diprogram.

c.  Atribut laporan: relevan, ringkas, orientasi pengecualian, akurasi, kelengkapan, tepat waktu dan padat.

d.     Laporan khusus.

o   Akuntasi pertanggungjawaban

Konsep ini berimplikasi bahwa setiap peristiwa ekonomi yang mempengaruhi organisasi adalah tanggung jawab dan dapat dilacak ke manajer individual. Arus informasi yang ke atas dan ke bawah mewakili dua tahap akuntansi pertanggungjawaban: (1)  menciptakan serangkaian tujuan kinerja keuangan yang berkaitan dengan tanggung jawab manajer dan (2) melaporkan dan mengukur kinerja aktual ketika dibandingkan dengan tujuan-tujuan tersebut.

a.     Penetapan tujuan keuangan: proses anggaran.

b.     Pengukuran dan pelaporan kerja.

c.      Pusat pertanggungjawaban.

o   Pertimbangan Perilaku, terdiri dari:

a.     Keserasian tujuan.

b.     Informasi yang berlebihan.

c.      Ukuran kinerja yang tidak tepat

Sumber:  James A. Hall – Accounting Information Systems-Courage Learning (2010)-PP-08 new.

Data Flow Diagram (DFD) dan Flowchart SIA

Tugas Kelompok:
Olvenda Atlanta D. R (C1C014013)
Della Pratika (C1C014053)
Widyarini Pangesti (C1C014062)
Febrinda Rizky R. (C1C014117)



1. DFD PT. Harum Mewangi

 

 2. Flowchart PT. Harum Mewangi

3. DFD PT. Semerbak Mewangi

4. Flowchart PT. Semerbak Mewangi

Accounting Information System (AIS)

Sebelum kita mengetahui dan mempelajari Accounting Information System (AIS), terlebih dahulu kita harus mengetahui apa itu sistem. Sitem adalah unsur-unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem memiliki beberapa karakteristik yaitu, memiliki tujuan, ada kegiatan input, proses dan output, ada lingkungan dan batas, ada subsistem, adanya saling ketergantungan antar sistem dengan subsistem, memiliki keterbatasan internal dan eksternal dan yang terakhir ada pengendalian atau kontrol. Setelah kita mengetahui apa itu sistem dan karakteristiknya kita akan mendapat sedikit gambaran tentang apa itu Accounting Information System (AIS).

Accounting Information System (AIS) sendiri adalah susunan formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi untuk memberikan informasi keuangan kepada pihak manajemen untuk mempermudah pengambilan keputusan oleh pihak manajemen . Accounting Information System (AIS) berbasis komputer dimana perangkatnya berupa hardware, software dan brainware. Accounting Information System (AIS) tentunya sangat bermanfaat bagi internal perusahaan, manfaat-manfaatnya yaitu, dapat melakukan pemprosesan data-data perusahaan secara efektif dan efisien, dengan Accounting Information System (AIS) dapat memberikan informasi yanng bermanfaat untuk pengambilan keputusan oleh pihak manajemen, dapat melakukan pengendalian atas kegiatan operasi perusahaan dan meningkatkan kualitas perusahaan.

          Jika ditanya apakah Accounting Information System (AIS) berhubungan dengan akuntansi, jawabannya adalah tentu saja. Hubungannya adalah karena data-data yang diolah (input) oleh AIS itu sendiri adalah data-data akuntansi dan yang dihasilkan (ouput) oleh AIS adalah informasi akuntansi guna mempermudah manajemen dalam pengambilan keputusan. Ouput dari AIS ada dua yaitu Informasi Akuntansi Keuangan (IAK) dan Informasi Akuntansi Manajemen (IAM) keduanya tentu saja memiliki perbedaan.

Informasi Akuntansi Keuangan (IAK) menyediakan informasi keuangan bagi pihak eksternal perusahaan seperti investor, kreditor dan lain sebagainya. IAK menyajikan informasi perusahaan secara keseluruhan yaitu keseluruhan aset, liabilitas dan ekuitas perusahaan, IAK menghasilkan laporan secara periodik seperti laporan posisi keuangan, laba rugi, dan lain sebagainya guna mempermudah pengambilan keputusan  pihak eskternal dengan perusahaan.

Sedangkan Informasi Akuntansi Manajemen (IAM) menyediakan informasi keuangan bagi keperluan manajemen perusahaan, IAM hanya menyajikan informasi yang rinci tentang bagian-bagian tertentu perusahaan. Tujuan pemakaian informasi untuk internal perusahaan adalah mempermudah pengambilan keputusan mengenai perusahaan dan bagiannya.